Vertrouwenspersoon

Als ondernemer ben je vaak eigenaar, leidinggevende en docent tegelijk. Daardoor is het voor medewerkers, deelnemers of ouders niet altijd makkelijk om met een zorg of een vervelende ervaring naar jou toe te komen, zeker als het over een collega of over jou zelf gaat. Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk en vertrouwelijk aanspreekpunt. Zo hoor je eerder over problemen, voordat ze uit de hand lopen en leiden tot vertrek van medewerkers of klanten of schade aan je reputatie. Ook laat je aan klanten en ouders zien dat je sociale veiligheid serieus neemt. De vertrouwenspersoon denkt mee als er iets speelt, zodat jij er niet alleen voor staat. Een vertrouwenspersoon is (nog) niet wettelijk verplicht, maar wordt wel sterk aangeraden.

Kies voor een externe vertrouwenspersoon. Die hoeft niet in dienst te zijn. Je spreekt een vergoeding af per jaar of per gesprek. Je kunt ook samen met andere organisaties één externe vertrouwenspersoon aanstellen en de kosten delen. Soms kun je via je arbodienst gebruikmaken van een vertrouwenspersoon. Die is dan vaak alleen beschikbaar voor je medewerkers en niet voor je klanten of deelnemers. Kijk dus goed na voor wie de vertrouwenspersoon bereikbaar is. Zorg in elk geval dat iedereen binnen je organisatie weet wie de vertrouwenspersoon is en hoe die te bereiken is..

Ja, dat is aan te raden. Een aanspreekpunt is laagdrempelig, kent de organisatie en kan signalen oppikken en doorverwijzen. Een vertrouwenspersoon is speciaal opgeleid, werkt onafhankelijk en heeft een geheimhoudingsplicht. Hij of zij kan iemand ook begeleiden bij een klacht of melding. Beide rollen vullen elkaar aan. Leg vast hoe ze samenwerken, zodat duidelijk is wie wat doet. 

In het register van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) vind je gecertificeerde vertrouwenspersonen met de expertise Sport. Let bij je keuze op een erkende opleiding, registratie bij de LVV en kennis van of affiniteit met jouw sector. 

POS helpt organisaties met informatie en stappenplannen voor het kiezen en aanstellen van een vertrouwenspersoon. Daarbij hoort ook uitleg over de keuze tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon. Daarnaast verwijst POS door naar betrouwbare partijen, zoals het overzicht van vertrouwenspersonen op dansveilig.nl en het register van de LVV.

Een interne vertrouwenspersoon werkt binnen je organisatie. Hij of zij kent de cultuur en de mensen, is makkelijk bereikbaar en is meestal goedkoper. Een externe vertrouwenspersoon werkt niet binnen je organisatie. Die is onafhankelijker, heeft meer ervaring vanuit andere organisaties en loopt minder risico op belangenverstrengeling. 

• Een interne vertrouwenspersoon past vooral bij grotere organisaties. 
• Een externe vertrouwenspersoon past beter bij kleine organisaties, waar iedereen elkaar kent en onafhankelijkheid extra belangrijk is. 

Het beste is een combinatie van beide. Dan kunnen mensen zelf kiezen bij wie ze zich het prettigst voelen. In plaats van een interne vertrouwenspersoon kun je ook kiezen voor een eerste aanspreekpunt, die door kan verwijzen naar de externe vertrouwenspersoon. 

De kosten verschillen per aanbieder en hangen af van de grootte van je organisatie. Meestal betaal je een vaste bijdrage per jaar. Voor kleine organisaties ligt die tussen ongeveer €200 en €1.000. Daarvoor is de vertrouwenspersoon beschikbaar en bereikbaar. Wie samen met andere organisaties één vertrouwenspersoon aanstelt, kan de kosten delen. 

Gesprekken en begeleiding bij een melding worden vaak apart berekend, tegen een uurtarief van ongeveer €80 tot €135. Hoeveel tijd een melding kost, verschilt sterk. Een enkel gesprek kost vaak 1 tot 3 uur, een gemiddelde melding met een paar gesprekken 4 tot 8 uur. Bij een complexe situatie, zoals begeleiding bij een formele klacht, kan dit oplopen tot 10 tot 20 uur of meer. 

Dat lijkt misschien een flinke investering, maar een incident dat niet op tijd wordt opgepakt, kost je als ondernemer vaak veel meer. Denk aan klanten die weglopen, medewerkers die vertrekken of uitvallen, en schade aan je reputatie die lang blijft hangen. Een vertrouwenspersoon helpt om signalen vroeg op te vangen, en daarmee bescherm je je mensen én je bedrijf.