Als u voor het eerst personeel aanneemt, krijgt u te maken met privacyregels (AVG). Op de website van Autoriteit Persoonsgegevens staat waar u op moet letten, bijvoorbeeld bij screening, werving en selectie en het aanleggen van een personeelsdossier. Bekijk hier de infographic 'AVG voor het mkb: Eerste medewerker aannemen' .
Screening personeel
U wilt betrouwbaar personeel kiezen. Met screening kunt u de risico’s beperken. Wel moet u zich bij screening houden aan de privacyregels van de AVG.
Maak afspraken over de arbeidsvoorwaarden
Maak afspraken over arbeidsvoorwaarden, zoals over salaris, werktijden en vakantiedagen. U kunt in een gesprek afspraken maken, maar het is beter om de afspraken op te schrijven. Dit doet u in een arbeidsovereenkomst . Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor uw branche of sector. Dan kunt u aanvullende afspraken maken. Deze mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden bieden heeft voordelen . Bijvoorbeeld een hogere betrokkenheid van uw medewerker.
De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden gaan over:
U moet uw werknemer goed informeren over meest belangrijke arbeidsvoorwaarden zodat het werk vooraf duidelijk en beter voorspelbaar is.
VIDEO
Download video
Arbeidscontract opstellen
In het contract staan de rechten en plichten van de werknemer en de werkgever . Lees meer over de verschillende arbeidscontracten op KVK.nl . Met een concurrentiebeding beschermt u uw bedrijf als uw werknemer weggaat. U kunt ook een proeftijd afspreken met uw nieuwe werknemer voor maximaal 2 maanden.
Werken zonder contract
Werkt uw werknemer zonder contract voor u? Dan gelden de afspraken die u tijdens een gesprek heeft afgesproken (mondelinge arbeidsovereenkomst). Volgens de wet moet u 1 maand nadat uw werknemer is begonnen wel een aantal zaken op papier zetten. Sommige afspraken zijn alleen geldig als ze op papier staan.
Houd u aan het minimumuurloon
U moet uw werknemer minstens het minimumuurloon of minimumjeugduurloon betalen. Het minimumuurloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugduurloon. Ieder half jaar worden de lonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli.
Zorg voor goede arbeidsomstandigheden
Uw personeel heeft recht op een gezonde en veilige werkplek. Dat staat in de Arbeidsomstandigheden wet (Arbowet) . Ook bij thuiswerken geldt de Arbowet . Voor thuiswerken en telewerken gelden soepeler arboregels.
Als werkgever moet u zich laten ondersteunen door een arbodeskundige (bijvoorbeeld een bedrijfsarts of arbodienst ).
Pas uw administratie aan
Zorg dat u alle verplichte gegevens in uw administratie verwerkt voordat uw werknemer begint. Dat geldt vooral voor de gegevens van de loonheffingen , een kopie van de identiteit van de werknemer en de loonstaat. Voor het maken van een loonstaat kunt u een voorbeeld downloaden van Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld. Neem extra maatregelen om persoonsgegevens van uw personeel goed te beschermen .
Regel het pensioen voor uw personeel
Voor sommige bedrijfstakpensioenfondsen bent u verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden. Is er geen (verplicht) bedrijfstakpensioenfonds voor uw sector, dan kiest u zelf of u uw werknemer een pensioenregeling aanbiedt. U kunt een onafhankelijk adviseur om advies vragen.
VIDEO
Download video
Bekijk overige voorwaarden
Als u personeel aanneemt moet u zich soms houden aan meer voorwaarden binnen uw bedrijf:
Als ondernemer met personeel moet u minimaal 1 preventiemedewerker aanwijzen . Een preventiemedewerker houdt zich bezig met de gezondheid en veiligheid binnen een bedrijf. Heeft u 25 of minder werknemers? Dan mag u als directeur zelf de preventiemedewerker zijn. U moet zorgen voor een veilige (werk)omgeving voor uw personeel en bezoekers. Een bedrijfshulpverlener helpt u hierbi j. U bent verplicht ervoor te zorgen dat uw werknemers veilig en gezond kunnen werken. Daarvoor moet u een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) doen.
Personeelswijzer: alles wat u moet regelen op een rij
Neemt u voor het eerst personeel aan? Of bent u veel tijd kwijt aan personeelszaken? De Personeelswijzer op kvk.nl geeft advies in uw situatie. Bijvoorbeeld wat u moet regelen bij het aannemen van personeel. Of waar u aan moet denken als uw bedrijf groeit.
