Verzamel genoeg informatie over de subsidieregeling en bekijk goed aan welke voorwaarden u moet voldoen. U vindt veel uitleg op deze en andere websites, maar niet alles. Praat daarom op tijd met de subsidieverstrekker. Dat is de organisatie die over de subsidie beslist. Onderzoek bijvoorbeeld welke bedrijfsactiviteiten passen bij de subsidie.
Soms krijgt u het geld pas nadat u het project heeft gedaan. U moet het project dan eerst zelf betalen (voorfinancieren). Dat betekent dat u misschien naar de bank moet voor een lening.
Voor de meeste subsidieregelingen bestaan speciale aanvraagdocumenten. Die kunt u downloaden via de website van de overheidsorganisatie die de subsidie regelt. Soms heeft u hiervoor een eHerkenningsmiddel nodig. Dat is een veilige manier om in te loggen bij de overheidsorganisatie.
In uw projectplan beschrijft u uitgebreid uw idee en hoe u resultaat gaat behalen. Door alles goed uit te leggen en te verantwoorden maakt u meer kans om de subsidie te krijgen.
Begin op tijd
Het aanvragen van een subsidie kan ingewikkeld zijn en veel tijd kosten. Neem daarom genoeg tijd voor het schrijven van uw aanvraag. Soms moet u een uitgebreid projectvoorstel maken. Daarnaast duurt het vaak een tijd voordat de overheid een beslissing neemt.
Ontvang een bevestiging van uw aanvraag
Nadat de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft ontvangen, krijgt u meestal een bevestiging. Daarin staat hoelang het duurt (termijn) voor u reactie krijgt op uw aanvraag.
Ontvang een beschikking of vragenbrief
Als de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft beoordeeld, dan krijgt u een positieve beschikking (besluit), een negatieve beschikking of een vragenbrief. Wat dat betekent, leest u hieronder.
Positieve beschikking: u krijgt subsidie
Hiermee laat de overheid u weten dat ze geld wil besteden aan uw plan. In de beschikking leest u bijvoorbeeld hoeveel geld u kunt uitgeven, wanneer dat kan en hoe u de kosten moet registreren. Ook staat in de beschikking hoe u het bedrag ontvangt. Voor sommige regelingen kunt u een voorschot aanvragen. U krijgt dan alvast een deel van het geld
Verleningsbeschikking: u krijgt subsidie achteraf
Krijgt u het geld pas na uw project? Dan krijgt u meestal een verleningsbeschikking. Hiermee kunt u laten zien dat u subsidie krijgt. Dat kan nodig zijn om een lening te krijgen bij een bank.
Negatieve beschikking: u krijgt geen subsidie
Hiermee laat de overheid u weten dat uw project niet of onvoldoende in de regeling past. Of dat er geen geld meer is voor de regeling.
U kunt laten weten dat u het niet eens bent met de afwijzing. Dit heet bezwaar maken. In de beschikking staat hoe en voor welke datum u dat moet doen. Doe dit alleen als u zeker weet dat u de overheid opnieuw kunt overtuigen. Anders is het zonde van de moeite.
Vragenbrief: de overheid heeft meer informatie nodig
Het kan zijn dat de overheidsorganisatie meer informatie nodig heeft om over uw aanvraag te beslissen. In een vragenbrief leest u welke extra informatie of uitleg u moet geven over uw project.
In de vragenbrief staat ook voor welke datum u moet reageren. Let op goed op die datum. Want als u te laat reageert krijgt u geen extra kans.
Voer een projectadministratie
Omdat u geld krijgt van de overheid wil zij ook weten wat u met het geld doet. U moet daarom alle activiteiten en uitgaven registreren in een overzichtelijke projectadministratie. Vaak zijn er richtlijnen waaraan u moet voldoen. Houd u zich hieraan, want de overheid controleert dit. Bewaar al uw gegevens. Ook voordat u het project start. Zo voorkomt u onnodig zoekwerk.
Inkomstenbelasting en btw op uw subsidie
Subsidie telt ook als omzet van uw bedrijf. En heeft daarom invloed op de hoogte van uw winst. Controleer goed hoe u de subsidie verwerkt in uw aangifte voor de inkomstenbelasting. Bij sommige subsidies moet u btw betalen . Controleer of dit bij uw subsidie ook zo is. Het is verstandig om advies te vragen aan uw boekhouder of accountant.
Maak een laatste overzicht van alle kosten
Ontvangt u de subsidie na uw project? Dan bepaalt de overheidsorganisatie het precieze subsidiebedrag via de einddeclaratie. Dat is een overzicht van alle kosten met het bewijs dat erbij hoort. Bijvoorbeeld facturen en bankafschriften.
Om een einddeclaratie te maken, moet u uw administratie dus goed op orde hebben.
Ontvang het definitieve besluit
U krijgt een brief waarin staat wat het definitieve subsidiebedrag is dat u ontvangt. We noemen dat een vaststellingsbeschikking. De overheidsorganisatie gaat uit van uw einddeclaratie. Heeft u tijdens uw project al geld gekregen? En is dat bedrag hoger dan uw einddeclaratie? Dan moet u terugbetalen wat u te veel heeft gekregen.
Voordat de overheid een vaststellingsbeschikking verstuurt, kan zij een monitorbezoek doen om uw projectadministratie te controleren. Soms krijgt u nog kritische vragen over uw project. Het is verstandig als u zich hierop voorbereidt.
Let op: Ook ná de vaststellingsbeschikking kan de overheid uw projectadministratie en einddeclaratie controleren.
Vraag hulp aan een subsidie-adviseur
Een subsidie-adviseur (intermediair) kan u helpen bij het vinden en het aanvragen van subsidies. Kies een adviseur die uw branche, vakgebied en regio goed kent. Spreek goed af wat deze intermediair voor u doet en wat u daarvoor moet betalen.
U betaalt gemiddeld 5% tot 15% van het bedrag van de subsidie aan een subsidie-adviseur. Meestal betaalt u de adviseur bij de goedkeuring van uw subsidieaanvraag en niet wanneer u de subsidie ontvangt. Dat betekent dat u de factuur van uw adviseur eerst moet betalen.
Maak daarom duidelijke afspraken om te voorkomen dat u moet betalen voor een subsidie die u niet heeft gekregen.
