Vaak geeft KVK de verandering van rechtsvorm al door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst ziet dit als het stoppen van de oude onderneming en het starten van een nieuwe onderneming. Soms moet u daarom stakingswinst afrekenen met de Belastingdienst over de waarde van uw bedrijf in de oude rechtsvorm. Ook kan het zijn dat u met uw nieuwe rechtsvorm andere belastingen moet betalen, bijvoorbeeld vennootschapsbelasting in plaats van inkomstenbelasting.
Afspraken die de Belastingdienst met u heeft gemaakt voor de btw blijven meestal bestaan. Bijvoorbeeld of u voor de Belastingdienst een ondernemer bent of niet. En of u het kasstelsel of factuurstelsel moet gebruiken. Ook uw btw-verplichtingen en belastingschulden gaan mee over.
G-rekening wijzigen
Heeft u een g-rekening? Deze is gekoppeld aan uw omzetbelastingnummer en uw loonheffingennummer als u dat heeft. Als uw rechtsvorm wijzigt kan de bestaande g-rekeningovereenkomst niet meer worden gebruikt. U moet zelf uw oude g-rekening opheffen bij de Belastingdienst en bij uw bank. Daarna sluit u een nieuwe g-rekeningovereenkomst met de Belastingdienst met uw nieuwe omzetbelastingnummer en loonheffingennummer als u dat heeft. Ook vraagt u een nieuwe g-rekening aan bij uw bank.
Uw bank
Soms neemt de bank zelf al contact met u op. De naam van uw zakelijke rekening verandert. Zorg daarom dat u alle informatie van de rekening op de oude naam opslaat.
Vaak heeft uw bedrijf ook andere producten bij de bank. Zoals een lening of creditcard. Vraag de bank om die ook om te zetten op de nieuwe naam. Soms kan dat niet zomaar door de aanpassing van de rechtsvorm. Dan kijkt de bank opnieuw of u die producten mag hebben en of de voorwaarden veranderen.
De RDW
Bent u zakelijke klant van de RDW? Of heeft u een RDW-erkenning of -bevoegdheid? Bijvoorbeeld omdat u een taxibedrijf heeft. Geef dan uw nieuwe rechtsvorm door op RDW.nl .
Uw verzekeringen
Geef voor uw bestaande verzekeringen door dat uw bedrijf een nieuwe rechtsvorm heeft. Sommige verzekeringen wilt u nu misschien veranderen of nieuw afsluiten. Zoals een pensioenverzekering . Ook een aansprakelijkheidsverzekering moet passen bij de nieuwe rechtsvorm. Bijvoorbeeld een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering als uw bedrijf verandert naar een bv of nv.
Vergunningen meenemen naar de nieuwe rechtsvorm
Uw bedrijfsvergunningen zijn vaak niet meer geldig als de rechtsvorm van uw bedrijf verandert. Uw vergunningen moet u omzetten. Bijvoorbeeld als u een transportbedrijf heeft. Of een horecabedrijf met een exploitatievergunning en een alcoholvergunning . Of als uw onderneming erkenningen en vergunningen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit heeft. Sommige vergunningen moet u opnieuw aanvragen. Er wordt dan soms opnieuw getoetst of u de vergunning mag hebben.
Zet contracten om naar de nieuwe rechtsvorm
Contracten van uw bedrijf moeten op naam komen van de nieuwe rechtsvorm. Daarvoor neemt u contact op met de andere partij bij het contract. Denk aan verzekeringen en vergunningen, uw internet- en telefoonabonnement, maar ook de contracten met uw klanten. En aan huur- en leveringscontracten (water, energie). Voor het veranderen van het huurcontract van uw bedrijfspand heeft u toestemming nodig van de verhuurder.
Opnieuw aanmelden als werkgever
Als u personeel heeft, moet u uw loonadministratie afsluiten. Meld u daarna opnieuw aan als werkgever bij de Belastingdienst . U krijgt dan een nieuw loonheffingsnummer.
Vertel ook het personeel, de salarisadministrateur, het UWV, de Arbodienst en het pensioenfonds dat u een nieuwe rechtsvorm heeft.
Controleer of u andere gegevens in de administratie moet opnemen
Misschien zijn er andere regels voor uw administratie als u een nieuwe rechtsvorm krijgt. Zo is het voor een bv verplicht een loonadministratie bij te houden en een jaarrekening op te stellen. Bij een eenmanszaak hoeft u geen jaarrekening op te stellen. Denk ook aan het aanpassen van uw website, briefpapier en facturen. Lees meer over uw administratie bijhouden .
Beslis of u voorraden en inventaris meeneemt
De bezittingen van uw bedrijf kunt u meenemen naar uw nieuwe rechtsvorm. Bijvoorbeeld uw voorraden. En bedrijfsmiddelen zoals computers, gereedschap en machines.
U kunt er ook voor kiezen deze zelf (privé) te houden. Dan moet u ze overkopen van uw bedrijf en dit in uw administratie verwerken.
