U bent niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar het is wel handig. U houdt uw privé en zakelijke uitgaven en inkomsten dan automatisch gescheiden. Zorg er in ieder geval voor dat uw privé- en zakelijke administratie gescheiden zijn.
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren:
Houd rekening met de privacyregels (AVG)
In uw administratie heeft u ook persoonsgegevens staan, bijvoorbeeld op facturen . U mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is. Als u de persoonsgegevens bijvoorbeeld langer wilt bewaren dan de verplichte bewaartermijn van 7 of 10 jaar, moet u daar een goede reden voor hebben. Zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moet u de gegevens weggooien, of anoniem maken. Lees meer over het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens op Autoriteitpersoonsgegevens.nl .
Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart
U kunt afspreken met de Belastingdienst in welke vorm u uw administratie bewaart (digitaal of op papier). En welke details hierin moeten staan (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
U kunt uw administratie ook bijhouden via een online boekhoudprogramma. In deze animatie leert u over de mogelijkheden en voordelen van een online boekhoudprogramma:
VIDEO
Download video
Let op het urencriterium
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u in aanmerking wilt komen voor belastingvoordelen, dan moet u dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek . U moet dan aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet:
U werkt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf. U werkt meer uren aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.
Goede Start Belastingdienst
Kijk op Goede Start Belastingdienst voor uitleg van de Belastingdienst over het starten van een bedrijf. Lees bijvoorbeeld tips voor meer structuur in uw administratie. U kunt met vragen terecht bij een van de startersvoorlichters via de live chat .
Check of u verplicht een accountant nodig heeft of niet
U kunt zelf uw administratie bijhouden, of uitbesteden aan een accountant of boekhouder.
Verschil accountant en boekhouder
Een accountant werkt meestal voor grote(re) bedrijven, maar ook voor kleinere mkb-bedrijven en zzp’ers. Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en valt onder het tuchtrecht . Ook moet een accountant voldoen aan opleidingseisen en gelden er leverings- en betalingsvoorwaarden. U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 15 miljoen omzet en € 7,5 miljoen balanstotaal.
De mkb-bedrijven en zzp'ers die niet in deze groep vallen, kiezen vaak voor een boekhouder. Een boekhouder is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en bepaalt zelf of die alleen helpt bij de bedrijfsadministratie of ook advies geeft.
