Met een goede administratie weet u hoe het financieel met uw bedrijf gaat. En of u aan het urencriterium voldoet, bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek. U kunt uw administratie laten doen of zelf bijhouden. Op deze pagina leest u 5 stappen die u helpen bij uw administratie.
VIDEO
Download video
Voldoe aan de eisen voor uw administratie
Alle gegevens over uw bedrijf horen bij uw administratie. Zowel op papier als digitaal. Bijvoorbeeld:
kasadministratie (ook aantekeningen) en kassabonnen financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek tussentijds gemaakte controleberekeningen ontvangen facturen en kopieën van facturen die u heeft verstuurd (controleer altijd of facturen voldoen aan de eisen ) bankafschriften contracten, overeenkomsten en andere afspraken agenda’s en afsprakenboeken correspondentie, zoals brieven en e-mails software en databestanden
VIDEO
Download video
Bewaar uw administratie 7 jaar
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over korter bewaren. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren is administratie over:
debiteuren- en crediteuren : openstaande facturen van uw klanten en leveranciersin- en verkoop : alle inkoop- en verkoopfacturengrootboek : alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingenvoorraad : alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)kas : alle kassabonnen en kwitanties (ontvangstbewijzen) van producten die u contant gekocht of verkocht heeft
Wat zijn debiteuren en crediteuren?
Van debiteuren krijgt u geld, aan crediteuren betaalt u geld. Debiteuren zijn uw klanten, crediteuren uw leveranciers. Van beide houdt u de administratie bij. Voor ieder bedrag dat van uw rekening wordt afgeschreven of bijgeschreven bewaart u de bon of factuur die daarbij hoort.
Deze gegevens moet u 10 jaar bewaren
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond.
Verkoopt u goederen of diensten in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen? En gebruikt u het éénloketsysteem (One Stop Shop) ? Dan moet u de gegevens ook 10 jaar bewaren.
Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart
Spreek met de Belastingdienst af hoe u uw administratie bewaart : digitaal of op papier. En welke details hierin moeten staan (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
U kunt uw administratie ook bijhouden met een online boekhoudprogramma. Deze video laat de mogelijkheden en voordelen zien:
VIDEO
Download video
Hou rekening met de privacyregels (AVG)
In uw administratie staan persoonsgegevens, bijvoorbeeld op facturen . U mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wilt u persoonsgegevens bijvoorbeeld langer bewaren dan de verplichte bewaartermijn van 7 of 10 jaar? Dan moet u daar een goede reden voor hebben. Zijn de gegevens niet meer noodzakelijk, dan moet u de gegevens weggooien of anoniem maken.
Lees meer over het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens op Autoriteitpersoonsgegevens.nl .
Let op het urencriterium
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek wilt gebruiken, dan moet u wel aan de Belastingdienst bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet:
U werkt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf. U werkt meer uren aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.
Goede Start Belastingdienst
Kijk op Goede Start Belastingdienst voor uitleg van de Belastingdienst over het starten van een bedrijf. U vindt hier bijvoorbeeld tips voor meer structuur in uw administratie. Met vragen kunt u terecht bij een van de startersvoorlichters via de live chat .
Check of u verplicht een accountant nodig heeft of niet
U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 15 miljoen omzet en € 7,5 miljoen balanstotaal. Is dat bij u niet het geval? Dan kunt u de administratie zelf bijhouden, of dit laten doen door een accountant of boekhouder.
Verschil accountant en boekhouder
VIDEO
Download video
Een accountant:
is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten valt onder het tuchtrecht moet voldoen aan opleidingseisen heeft leverings- en betalingsvoorwaarden
Kleinere mkb-bedrijven en zzp'ers kiezen vaak voor een boekhouder. Een boekhouder:
is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten bepaalt zelf of die alleen helpt bij de bedrijfsadministratie of ook advies geeft
Kies voor een zakelijke rekening
U bent niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar het is wel handig. Zo houdt u privé en zakelijke uitgaven en inkomsten gescheiden. En dat is belangrijk voor een heldere zakelijke administratie.
