Leg afspraken met uw buitenlandse klant of leverancier goed vast. Dat kan bijvoorbeeld in een contract of offerte. En in algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden. De rechten en plichten zijn dan voor iedereen duidelijk. Ook kunt u bij internationaal ondernemen te maken krijgen met regels rond bijvoorbeeld privacy, productveiligheid en intellectueel eigendom.
Een internationale offerte maken
Als u producten gaat kopen of verkopen, krijgt of maakt u vaak eerst een offerte. In een offerte staat bijvoorbeeld informatie over:
de producten de prijs het vervoer hoe u of uw klant moet betalen
Als u of uw klant akkoord gaat met de offerte en een handtekening zet, is er een overeenkomst.
Lees meer over een internationale offerte en wat erin moet staan op kvk.nl.
Afspraken vastleggen in een contract
Soms staan in een offerte al alle afspraken en voorwaarden. Vaak is dat niet zo. Dan moet er nog een contract komen. In een contract legt u de afspraken met uw buitenlandse klant of leverancier vast. Bijvoorbeeld over de verantwoordelijkheid en het risico bij vervoer. Met een contract maakt u duidelijk wat de rechten en plichten zijn van u en uw zakenpartner. Dat helpt conflicten te voorkomen. En risico’s te verkleinen.
Bekijk waarmee u te maken krijgt bij een contract . En lees hoe u uw buitenlandse zakenpartner controleert , bijvoorbeeld of deze eerlijk zakendoet.
Wat staat in een internationaal contract?
In een internationaal contract zet u onder andere:
de beschrijving van uw product of dienst de prijs dat de klant akkoord gaat met het aanbod welk recht geldt welke rechter mag oordelen als er een probleem (geschil ) ontstaat. Dat kan per land verschillen.
Vraag advies aan een jurist voor de precieze inhoud van uw contract.
Contract met handelsagent of distribiteur
Afspraken die u met een handelsagent maakt, legt u vast in een agentuurcontract . Afspraken met een distribiteur zet u in een distributiecontract .
Gebruik een internationaal modelcontract
Bij de International Chamber of Commerce (ICC) kunt u Engelstalige modelcontracten bestellen als voorbeeld. Dit kost geld. Vraag een jurist om uw eigen contract op te stellen of te beoordelen.
Spreek leveringsvoorwaarden af voor het transport
Maak afspraken met uw zakenpartner over het transport van de goederen. Dit doet u met de internationale leveringsvoorwaarden ICC Incoterms® . Zo weet u wie verantwoordelijk is voor het regelen en betalen van het vervoer. En bij wie het risico tijdens het transport ligt. Zet de Incoterms® ook in uw contract.
Stel algemene voorwaarden op
Wilt u dat voor al uw offertes en contracten dezelfde regels gelden? Stel dan algemene voorwaarden op. Dit zijn uw voorwaarden die standaard gelden voor bijvoorbeeld betaling, levertijd en garantie. Check of uw algemene voorwaarden ook geldig zijn voor de verkoop van uw product of dienst in het andere land. En zorg voor een vertaling ervan. Stuur uw algemene voorwaarden mee met uw offerte en contract. En verwijs ernaar in deze documenten.
Bescherm uw merk
Voert u producten in die u onder private label laat maken? Registreer uw merk dan. Zo voorkomt u dat anderen uw merknaam misbruiken. Private label betekent dat een ander bedrijf de producten maakt en u ze onder uw eigen merknaam op de markt brengt. Verkoopt u uw producten in het buitenland? Dan kunt u de merknaam van uw eigen product internationaal beschermen .
Parallelimport soms verboden
Importeert u producten van een geregistreerd merk zonder toestemming van de eigenaar van het merk (merkhouder)? Dat heet parallelimport . Dit mag niet als u de producten importeert van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) . De merkhouder moet u dan toestemming geven.
Bewaak uw intellectueel eigendom bij export
Brengt u een nieuw of uniek product op een buitenlandse markt? Om te zorgen dat anderen dat niet mogen namaken, kunt u uw intellectueel eigendom beschermen als u uw product exporteert .
Producteisen en productaansprakelijkheid
Bekijk de producteisen bij export en import . Ook als u keuringscertificaten heeft. Als er iets mis is met de producten die u op de markt brengt, bent u aansprakelijk (verantwoordelijk) voor de schade die daardoor ontstaat. U kunt dan te maken krijgen met financiële claims. Deze productaansprakelijkheid geldt alleen voor importeurs. Niet voor handelsagenten. Lees hoe u voldoet aan de regels voor productveiligheid .
Houd u aan de privacywet AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet die regelt hoe u moet omgaan met persoonsgegevens. Lees hoe u voldoet aan de regels van de AVG .
E-mailserie: Succesvol starten met exporteren
Gaat of wilt u voor het eerst producten exporteren? Meld u aan voor de e-mailserie van KVK ‘Succesvol starten met exporteren’ . U ontvangt dan 4 weken lang 2 keer per week een e-mail met praktische informatie en tips. Lees hierin alles over de voorbereiding, het vinden van een buitenlandse klant tot aan de douanezaken.
