De werkgeversverklaring is een belangrijk document. U geeft hierin informatie over het inkomen van uw werknemer. Daaruit moet duidelijk worden of uw werknemer zijn maandelijkse lasten kan betalen. Het formulier mag geen fouten bevatten.
De werkgeversverklaring is een standaardformulier. De meeste banken hebben hun eigen model. Ook de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) heeft een model-werkgeversverklaring. Welk model u ook gebruikt, u moet altijd dezelfde gegevens invullen.
Doet uw werknemer een aanvraag voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie? Gebruik dan de NHG-werkgeversverklaring of een model dat voldoet aan de eisen van de NHG. Het NHG-model is beschikbaar als interactieve pdf.
Zorg dat u weet aan welke eisen de werkgeversverklaring moet voldoen
Check vooraf welk model werkgeversverklaring uw werknemer nodig heeft. Informeer ook altijd naar de eisen voor het invullen. Kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van een elektronische handtekening?
Werkgeversverklaring invullen
Laat het formulier altijd door een persoon invullen die het recht heeft om het formulier in te vullen. Gaat het om een papieren versie? Zorg dan voor 1 handschrift: het formulier is niet geldig met meerdere handschriften. Gebruik ook 1 kleur pen. Meestal is dat blauw. Voorkom aanpassingen en doorstrepen op het formulier. Bij een fout moet u een nieuw formulier invullen. Zorg dat alle velden zijn ingevuld of aangekruist.
Het formulier heeft een aantal vaste onderdelen:
gegevens werkgever gegevens werknemer het soort contract verklaring voortzetting dienstverband: de intentieverklaring inkomen leningen / loonbeslag
Houd uw eigen KVK-nummer bij de hand. En verzamel vooraf onderstaande gegevens over uw werknemer. Dan kost het invullen van het formulier niet veel tijd.
naam, adres, postcode, geboortedatum ingangsdatum van de dienst functie brutojaarsalaris vakantietoeslag onregelmatigheidstoeslag vaste 13e maand provisie eindejaarsuitkering overwerk eventueel door u verstrekte leningen eventueel loonbeslag
Houdt u op de werkgeversverklaring alvast rekening met een toekomstige salarisstijging? Dan moet u meestal in een bijlage op het briefpapier van uw bedrijf laten weten wanneer de stijging ingaat. En dat de stijging vast staat.
Let op bij het invullen van de inkomensgegevens
De inkomensgegevens moeten gelijk zijn aan het bruto jaarsalaris op de loonstrook . Vul altijd het echte salaris in; dus bij parttimers niet het salaris op basis van fulltime.
Werkgeversverklaring ondertekenen
De persoon die de werkgeversverklaring invult, zet ook de handtekening.
Elektronische handtekening
Degene die de lening geeft bepaalt of u een elektronische handtekening mag zetten. En welk soort elektronische handtekening is toegestaan. Moet u een handgeschreven handtekening zetten? Let dan op de eisen, zoals de kleur inkt.
Datum
De werkgeversverklaring moet altijd een datum hebben. Dat is belangrijk omdat de verklaring 3 maanden geldig is.
Bedrijfsstempel
Een firma- of bedrijfsstempel op het formulier is niet altijd verplicht. Heeft u geen bedrijfsstempel, maar moet u die wel plaatsen? Maak dan in een bijlage een extra verklaring met dezelfde gegevens op het briefpapier van uw bedrijf. Laat deze verklaring ondertekenen door dezelfde persoon die ook de werkgeversverklaring invult en ondertekent.
Wat is een intentieverklaring?
Een intentieverklaring is een verklaring over de wil om het dienstverband te verlengen. Zit uw werknemer nog in zijn proeftijd? Of heeft uw werknemer een arbeidscontract voor bepaalde tijd? Dan kunt u een intentieverklaring geven. Daarmee geeft u aan dat u van plan bent om de werknemer in vaste dienst te nemen. Als deze op hetzelfde niveau blijft presteren en de bedrijfsomstandigheden niet wijzigen.
De intentieverklaring is geen apart formulier, maar onderdeel van de werkgeversverklaring. Bij het onderdeel ‘Verklaring voortzetting dienstverband’ vult u ‘ja’ in en zet u een extra handtekening.
Intentieverklaring geeft geen garanties
De intentieverklaring geeft uw werknemer geen recht op een vast dienstverband. Uw werknemer krijgt hierdoor niet automatisch een contract voor onbepaalde tijd. U kunt dit in een brief aan uw werknemer laten weten om verwarring te voorkomen. Daarin zet u dat de intentieverklaring geen juridisch bindend document is. En dat de beslissing over het toekomstige contract hier los van staat.
