Crediteurenbeheer is onderdeel van uw administratie. Hiermee heeft u overzicht welke klanten of leveranciers u moet betalen voor geleverde diensten of producten. Lees welke stappen u kunt nemen om uw crediteurenbeheer op orde te houden.
Verschil crediteuren en debiteuren
Een crediteur is een persoon, bedrijf of instelling waar u een rekening heeft openstaan die u nog moet betalen. In uw boekhouding staan crediteuren op de balans bij schulden, de passiva.
Een debiteur is een klant die uw factuur nog niet betaald heeft. In uw boekhouding staan debiteuren op de balans bij bezittingen, de activa.
6 tips voor slim crediteurenbeheer
1. Maak goede afspraken met leveranciers
Maak afspraken met leveranciers over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Zet de aantekeningen van deze afspraken in uw crediteurenadministratie. Probeer daarnaast de inkoopvoorwaarden van bestaande contracten te verbeteren. U kunt geen aanpassingen eisen, maar u kunt wel vragen en onderhandelen. Let ook op aflopende overeenkomsten. Zo kunt op tijd gaan onderhandelen met bestaande of nieuwe leveranciers.
2. Check de factuur op wettelijke eisen
Kijk of de inkomende facturen voldoen aan de wettelijke eisen . Op een factuur moet verplicht een aantal gegevens staan zoals het btw-nummer en de datum.
3. Inboeken en controleren
Geef elke factuur die u inboekt een nummer, zoals het factuurnummer of een uniek administratienummer. Bewaar alle facturen op dezelfde manier in uw digitale of papieren financiële administratie. Dat maakt terugzoeken makkelijker. Controleer bij elke factuur of de geleverde goederen of diensten kloppen. Vergelijk aantallen en prijzen met de offerte of order, en check of de totaalprijs klopt. Stuur een factuur die niet klopt met uitleg terug. Bewaar een kopie, uw schriftelijke reactie, en alle overige correspondentie over die factuur.
4. Betalen
Betaal facturen binnen de wettelijke betaaltermijn. Soms zit u tijdelijk krap bij kas en kunt u een factuur niet betalen. Bijvoorbeeld omdat een klant u niet of te laat betaalt. Als u een goede relatie heeft met uw leverancier, dan kunt u misschien een betalingsregeling treffen. Neem zo snel mogelijk contact op en maak duidelijke afspraken over betaling. Bevestig de afspraken schriftelijk aan uw leverancier.
5. Benut uw leverancierskrediet
U krijgt leverancierskrediet wanneer uw leverancier de goederen of diensten levert en u de factuur niet meteen hoeft te betalen. Tussen de periode van levering en betaling krijgt u krediet. U kunt het nog niet-betaalde bedrag voor andere uitgaven gebruiken. Let op: betaal in ieder geval binnen de afgesproken en wettelijke betaaltermijn. Dit voorkomt onnodige extra kosten en leveringsproblemen voor een volgende keer.
6. Stem uw productvoorraad af op uw markt
Actief voorraadbeheer kan voor financiële ruimte zorgen. Hoe korter u uw producten in voorraad heeft, hoe eerder u er geld voor ontvangt. Een digitaal voorraadsysteem maakt het overzichtelijker.
