U moet van veel onderwerpen verslag doen. Denk aan:
Breder dan klimaatverandering
Duurzaamheid is breder dan klimaatverandering. Het gaat ook om maatschappelijk verantwoord ondernemen , zoals gelijke behandeling van eigen personeel, bodemverontreiniging en corruptie. Dit zijn duurzaamheidsthema’s die aan bod komen in de ESRS.
Stel een team samen en zorg dat de CSRD een plek heeft in uw organisatie
Samenwerking is belangrijk. Zorg dat uw management kennis heeft over de CSRD en het belangrijk vindt. Betrek afdelingen en personen die al informatie verzamelen op ESRS-standaarden waarover u verslag moet doen. Zoals:
strategie financiën HR juridische zaken
Stel een team samen met vertegenwoordigers van elk thema. Leg vast wie waar verantwoordelijk voor is. Betrek uw medewerkers erbij en geef ze tijd en ruimte voor het verzamelen van gegevens. Zij hebben al kennis van de processen en weten vaak waar het over gaat.
Betrek uw accountant op tijd in het proces
Betrek uw accountant aan het begin bij het proces. Vraag naar de verwachtingen. Laat uw account ook meekijken naar het proces van de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) (zie stap 7). Spreek af wanneer de controle voor de DMA plaatsvindt. En welke gegevens u wilt verzamelen. Uw accountant kan controleren of die gegevens kloppen met de standaarden van de ESRS. Leg alle stappen die u doet vast op papier. Net als de keuzes die u daarbij maakt.
Door dit op tijd te doen kunnen problemen met (de betrouwbaarheid van) gegevens vroeg worden opgemerkt. Dit voorkomt dat uw verslag op een later moment wordt afgekeurd. Uw accountant moet het duurzaamheidsverslag uiteindelijk goedkeuren .
Maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw onderneming
Doe alvast onderzoek en maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw bedrijf (longlist). En over welke ESRS-standaarden (zie stap 1) u informatie moet geven. Kijk ook in uw branche wat belangrijke duurzaamheidsthema’s zijn. Brancheorganisaties kunnen helpen met de voorbereidingen.
U kunt gebruik maken van verschillende informatie:
Zorg dat u inzicht heeft in waar en hoe uw bedrijf goederen of diensten inkoopt en afzet. Onderzoek de risico’s van het land, de regio en de sector waarin u werkt met de MVO Risico Checker . De MVO-landeninformatie geeft u informatie voor verantwoord zakendoen op buitenlandse markten. Kijk naar audits, certificeringen, jaarverslagen en andere manieren waarop de bedrijven waarmee u samenwerkt (of hun keten) omgaan met risico’s op het gebied van mens en milieu. Check OESO-richtlijnen en bestaande (branche)overeenkomsten voor internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO ).
Ga in gesprek met uw stakeholders (stakeholderanalyse)
Het gesprek met betrokkenen bij uw onderneming (stakeholders) is een belangrijk onderdeel van het duurzaamheidsverslag. Ga in gesprek met uw (belangrijkste) stakeholders en leg alle gesprekken vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt. U moet het proces achteraf kunnen uitleggen (aan uw accountant). Dat heet een stakeholderanalyse. Focus op de stakeholders die het meeste impact maken op uw bedrijf. Of waarop uw bedrijf de meeste impact maakt.
Wie zijn uw stakeholders?
Stakeholders van uw bedrijf kunnen zijn:
medewerkers klanten leveranciers een inkoopcombinatie raad van commissarissen accountant banken milieuorganisaties de overheid
Zorg dat u in ieder geval in gesprek gaat met personen of groepen van wie de belangen (kunnen) worden beïnvloed door de activiteiten van uw organisatie. Zoals omwonenden, werknemers of gemeenschappen.
Wat bespreekt u met uw stakeholders?
Bespreek met uw stakeholders wat zij belangrijk vinden en wat ze verwachten van uw organisatie. En waar zij kansen en risico’s zien voor uw organisatie. Bespreek ook welke onderwerpen voor u belangrijk zijn voor de organisatie. En hoe u tot die onderwerpen bent gekomen.
De onderwerpen die u bespreekt met stakeholders haalt u uit de 12 algemene ESRS-standaarden (zie stap 1) die gelden voor alle ondernemingen. Voorbeelden zijn:
Eigen medewerkers. Materiaalgebruik en circulaire economie , zoals bedrijfsafval. Zakelijk gedrag, zoals het bevorderen van uw bedrijfscultuur.
U hoeft niet alle onderwerpen (of datapunten) te bespreken. U kunt ook punten toevoegen die voor u belangrijk zijn. Zoals de betrouwbaarheid van gegevens.
Hoe gaat u in gesprek met stakeholders?
U kunt gebruik maken van vragenlijsten of gesprekken voeren. Voor een compleet beeld is het goed om veel stakeholders te spreken. Bepaal voor uw bedrijf wat genoeg en haalbaar is. Beschrijf daarna in uw verslag hoe uw bedrijf rekening houdt met de belangen van stakeholders. Bijvoorbeeld in uw strategie en manier van werken.
Hier vindt u informatie en voorbeelden voor het opzetten van uw eigen stakeholderdialogen:
Werk samen met uw sector
Zoek contact met uw sector, zodat u zich samen kunt voorbereiden. Veel impacts, risico's en kansen komen in de hele sector voor. Denk ook aan gezamenlijke gesprekken met stakeholders. Of het delen van gegevens om slimmer te werken en kosten te sparen. Brancheorganisaties kunnen een belangrijke rol spelen bij de voorbereidingen. Neem contact op met uw brancheorganisatie om te informeren wat zij voor u kunnen betekenen.
Bepaal de belangrijkste onderwerpen met dubbele materialiteitsanalyse (DMA)
Maak een lijst met duurzaamheidsonderwerpen die het belangrijkste zijn voor uw organisatie en stakeholders (shortlist). Dat doet u met een dubbele materialiteitsanalyse (DMA). Uit de analyse wordt duidelijk over welke datapunten (zie stap 1) u verslag moet doen. U hoeft meestal niet over alle datapunten verslag te doen. Leg het proces van de DMA vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt. U accountant moet uw analyse achteraf kunnen controleren.
Wat is een dubbele materialiteitsanalyse (DMA)?
Een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) is een belangrijke verplichting van de CSRD. Het laat de impact zien van de maatschappij op uw bedrijf (zoals CO2-heffingen of corruptie). En het laat de impact zien die uw bedrijf heeft op maatschappij, milieu en mens. Zoals schade aan biodiversiteit of mensrechtenschendingen. De onderwerpen die uit de analyse komen zijn onderwerpen die het belangrijkst zijn voor uw organisatie en stakeholders.
Lees meer over de ESRS-richtlijnen voor een materialiteitsanalyse . Of bekijk dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) over de gevolgen van dubbele materialiteit voor bedrijven .
Zo maakt u een dubbele materialiteitsanalyse (DMA)
Er zijn 7 stappen om tot een materialiteitsanalyse te komen. Dit stappenplan van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) helpt u bij het maken van een materialiteitsanalyse .
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft 10 navigatiepunten opgesteld die u kunnen ondersteunen bij het invoeren van de dubbele materialiteitsanalyse . In dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) ziet u hoe u aan de slag gaat met dubbele materialiteit voor bedrijven .
Doorlopend proces
De verplichte dubbele materialiteitsanalyse is een doorlopend proces. De kansen en risico’s van uw onderneming kunnen veranderen. Ook de gegevens die u gebruikt kunnen verbeteren. Maak ook in latere jaren tijd voor een uitgebreidere analyse.
Ga aan de slag met het verzamelen van gegevens
Wanneer u de dubbele materialiteitsanalyse heeft afgerond, weet u over welke onderwerpen u verslag moet doen. Onderzoek welke informatie u nodig heeft. Voer bijvoorbeeld een GAP-analyse uit en kijk wat u wel en niet in huis heeft aan gegevens. De analyse maakt een vergelijking tussen een bestaande en een gewenste situatie. Met de gegevens krijgt u een beeld van wat u al goed doet en waar nog verbetering nodig is. U kunt dan plannen maken en doelen stellen.
Begin met het verzamelen van gegevens die u kunt meten. Sluit bijvoorbeeld aan bij bestaande processen en informatiesystemen, zoals de loonadministratie of een inkoopmodel.
2 soorten gegevens
Er zijn twee soorten gegevens:
Kwalitatieve gegevens. Dat zijn beschrijvende gegevens die helpen om het bedrijf te begrijpen. Zoals een beschrijving van hoe rekening is gehouden met de belangen van stakeholders. Kwantitatieve gegevens. Dat zijn gegevens die bestaan uit cijfers. Zoals het totaal aantal werknemers dat valt onder een cao.
Kijk wat u al toetst en wie verantwoordelijk is voor de gegevens. Bespreek hoe uw medewerkers de gegevens aanleveren.
Zoek zo snel mogelijk contact met uw keten
Informeer zo snel mogelijk uw ketenpartners , zoals toeleveranciers, onderaannemers en afnemers, over de rapportageverplichting. Zodat u zich samen kunt voorbereiden. Vaak zitten hier de grootste risico’s en kansen voor uw bedrijf. Dat heet ketenverantwoordelijkheid . Denk na over de strategie en hoe u samen invloed wilt hebben. Bijvoorbeeld op het gebied van eerlijk loon. Bespreek ook hoe u de juiste gegevens met elkaar kunt delen.
Selecteer van welke afnemers of leveranciers u gegevens wilt verzamelen. Vraag alleen gegevens op bij de bedrijven die de meeste impact hebben. En passen bij het onderwerp waarover u rapporteert. Zo voorkomt u extra administratieve lasten. Als u eerst zelf aan de slag gaat, kan dat veel tijd kosten. Kijk voor meer tips en middelen over ketenverantwoordelijkheid op RVO.nl .
U kunt bepaalde gegevens niet zelf meten
Sommige complexe gegevens kunt u niet alleen meten. U kunt dan samenwerken met de overheid en andere partijen. Maak ook gebruik van openbare instrumenten waarmee u gegevens mee kunt meten. Vraag ook bij uw brancheorganisatie naar beschikbare gegevens.
Openbare instrumenten die u kunt gebruiken zijn:
Hoe zorgt u dat uw gegevens betrouwbaar zijn?
Maak gebruik van dezelfde methodes als voor financiële processen en interne controle die al in de organisatie aanwezig zijn. Ga na waar de gegevens vandaan komen waarvan u verslag doet. En hoe betrouwbaar die informatie zal zijn. Dit kunt u vastleggen in een handboek. Hierin zet u bijvoorbeeld:
hoe de gegevens worden gerapporteerd (methodiek) waar de informatie vandaan komt wie er verantwoordelijk is voor registratie en controle welke systemen en processen eraan gekoppeld zijn welke interne maatregelen ingericht zijn voor de betrouwbaarheid
Zo laat u uw accountant zien hoe u de betrouwbaarheid van gegevens een plek geeft binnen uw processen en systemen. Voor gegevens van uw leveranciers kunt u eigen analyses doen. Waarbij u voor alle leveranciers en de gegevens toetst of er vreemde afwijkingen zijn. Voorkom dat u misleidende duurzaamheidsclaims gebruikt.
Bekijk ook dit webinar van de SER over CSRD en ESRS en betrouwbare data .
Wat kunt u doen u als uw gegevens niet beschikbaar zijn?
De eerste 3 jaar mag u nog gebruik maken van schattingen. Bent u nog niet (volledig) duurzaam? Of heeft u nog geen actie ondernomen? Dan kunt u in uw verslag opschrijven wat de huidige situatie is en waar u naartoe wilt groeien. Het is belangrijk dat u kunt uitleggen wat u nog niet weet. U heeft 3 jaar de tijd om verslag te doen van de juiste informatie.
Overgangsperiode
De eerste 3 jaar dat u een verslag moet maken is een overgangsperiode. U hoeft nog niet over alles verslag te doen. Zo hoeft u het eerste jaar geen verslag te doen over de financiële gevolgen die te maken hebben met de impact, risico’s en kansen op het milieu. Of over thema's die dieper zitten in de keten van bedrijven waarmee u samenwerkt. Zoals biodiversiteit en verschillende sociale kwesties. Heeft u een bedrijf met minder dan 750 werknemers? Dan zijn er nog meer vrijstellingen.
Laat uw duurzaamheidsverslag controleren door een accountant
U moet het duurzaamheidsverslag laten controleren door een externe accountant . Dit kan de accountant zijn die ook uw jaarrekening controleert. Uw accountant bekijkt bijvoorbeeld of u de juiste betrokkenen (stakeholders) heeft gekozen voor de materialiteitsanalyse. Het is dan ook verstandig om uw accountant op tijd te vragen om mee te kijken (zie stap 4).
Publiceer uw duurzaamheidsverslag
Het duurzaamheidsverslag is onderdeel van het bestuursverslag. U moet dit bij de Kamer van Koophandel (KVK) aanleveren . U moet het ook op de website van uw onderneming zetten.
Rapportage geen doel op zich
Een duurzaam businessmodel geeft ook kansen . Door de (verplichte) gesprekken met stakeholders bouwt u een betere band op. Ook krijgt u meer inzicht in uw productieproces, bedrijfsvoering en waardeketens. Door het duurzaamheidsverslag ontstaat meer samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen uw bedrijf.
