Verzamel genoeg informatie over de subsidieregeling. U vindt veel uitleg op deze en andere websites, maar niet alles. Praat daarom op tijd met de subsidieverstrekker. Dat is de organisatie die de subsidieaanvraag beoordeelt. Onderzoek bijvoorbeeld welke bedrijfsactiviteiten geschikt zijn voor de subsidie. Soms krijgt u het geld pas nadat u het project heeft gedaan. U moet het project dan eerst zelf betalen (voorfinancieren). Dat betekent dat u misschien naar de bank moet voor een lening.
De meeste subsidieregelingen hebben speciale aanvraagdocumenten. Die kunt u downloaden via de website van de overheidsorganisatie die de subsidie regelt. Soms heeft u hiervoor een eHerkenningsmiddel nodig. Dat is een veilige manier om in te loggen bij de overheidsorganisatie.
In uw aanvraag beschrijft u duidelijk uw projectplan. Doe dit enthousiast. U moet de overheid overtuigen van uw idee en het resultaat. U moet uw project eigenlijk verkopen. Maak het ook niet mooier dan dat het is. Vertel daarom geen onwaarheden. Want u moet alles kunnen uitleggen (verantwoorden) uit uw projectplan.
Begin op tijd
Het aanvragen van een subsidie kan ingewikkeld zijn en veel tijd kosten. Neem daarom voldoende tijd voor het schrijven van uw aanvraag. Soms moet u een uitgebreid projectvoorstel maken. Ook duurt het vaak een tijd voordat de overheid een beslissing neemt.
U ontvangt een bevestiging van uw aanvraag
Nadat de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft ontvangen, krijgt u meestal een ontvangstbevestiging. Daarin staat de periode (termijn) waarin u reactie krijgt op uw aanvraag.
U ontvangt een beschikking of vragenbrief
Als de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft beoordeeld, kan dit leiden tot een positieve beschikking, een negatieve beschikking of een vragenbrief. Wat dat betekent, leest u hieronder.
Positieve beschikking
Hiermee geeft de overheid aan dat ze geld wil uitgeven (investeren) aan uw plan(nen). In de beschikking leest u bijvoorbeeld hoeveel geld u kunt uitgeven, wanneer dat kan en hoe u de kosten moet noteren. Ook staat in de beschikking hoe u het bedrag ontvangt. Voor sommige regelingen kunt u een voorschot aanvragen. U krijgt dan alvast een deel van het geld.
Krijgt u het geld pas na uw project? Dan krijgt u meestal een verleningsbeschikking. Hiermee kunt u laten zien dat u subsidie krijgt. Dat kan nodig zijn om een lening te krijgen bij een bank.
Negatieve beschikking
Hiermee geeft de overheid aan dat uw project niet of onvoldoende in de regeling past. Maar het kan ook gebeuren dat er geen geld meer is voor de regeling. U kunt bezwaar maken tegen de afwijzing. In de beschikking staat hoe en voor welke datum u dat moet doen. Doe dit alleen wanneer u er zeker van bent dat u de overheid opnieuw kunt overtuigen, zodat u niet onnodig energie verspilt.
Vragenbrief
Het kan zijn dat de overheidsorganisatie meer informatie nodig heeft om uw aanvraag te beoordelen. In een vragenbrief krijgt u het verzoek om extra informatie of uitleg te geven over uw project. Let goed op dat u zich houdt aan de einddatum die in de vragenbrief wordt genoemd. Reageert u te laat, dan krijgt u geen extra kans.
Voer een projectadministratie
Omdat u geld ontvangt van de overheid wil zij ook weten wat u met het geld doet. U bent verplicht om alle activiteiten en uitgaven te noteren in een overzichtelijke projectadministratie. Vaak gelden er richtlijnen waaraan u moet voldoen. Houdt u zich hieraan, want u wordt in de tussentijd gecontroleerd. Bewaar al uw gegevens al voordat u het project start. Hiermee voorkomt u onnodig zoekwerk.
De subsidie en uw belastingen
Subsidie maakt deel uit van de omzet van uw onderneming. En heeft daarom invloed op de hoogte van uw winst. Controleer goed hoe u de subsidie verwerkt in uw aangifte voor de inkomstenbelasting. Bij sommige subsidies moet u btw betalen . Bekijk ook goed of dit voor u geldt. Het is verstandig om ook advies te vragen bij uw boekhouder of accountant.
U maakt een einddeclaratie
Ontvangt u de subsidie na uw project? Dan bepaalt de overheidsorganisatie het precieze subsidiebedrag via de einddeclaratie. Hierin maakt u een overzicht van alle kosten met het bewijs dat erbij hoort. Bijvoorbeeld facturen en bankafschriften. U kunt alleen een einddeclaratie maken als u uw administratie goed op orde heeft.
U ontvangt de vaststellingsbeschikking
Hierin staat het definitieve subsidiebedrag dat u ontvangt. De overheidsorganisatie gaat uit van uw einddeclaratie. Heeft u tijdens uw project geld ontvangen? En is dat bedrag hoger dan uw einddeclaratie? Dan moet u terugbetalen wat u teveel heeft gekregen. Voordat de vaststellingsbeschikking wordt verzonden, kan de overheidsorganisatie een monitorbezoek afleggen. Uw projectadministratie wordt dan gecontroleerd. Soms krijgt u nog een aantal kritische vragen over het verloop van het project. Bereid u hierop voor.
Let op: Ook na de vaststellingsbeschikking kunnen uw projectadministratie en einddeclaratie gecontroleerd worden.
Schakel een adviseur in
Een subsidieadviseur(intermediair) kan u helpen bij het vinden en het aanvragen van subsidies. Kies een adviseur die uw branche, vakgebied en regio goed kent. Spreek goed af welke diensten deze intermediair aan u levert en welke prijs u daarvoor moet betalen. U bent gemiddeld 5% tot 15% van het bedrag van de subsidie kwijt aan een subsidieadviseur. Meestal moet u de adviseur betalen bij de goedkeuring van uw subsidieaanvraag en niet wanneer u de subsidie ontvangt. Dat betekent dat u de factuur van uw subsidieadviseur eerst moet betalen. Maak daarom duidelijke afspraken met uw intermediair. Voorkom dat u moet betalen voor een subsidie, die u niet heeft gekregen.
